「自分たちの形」に作り込めるQosmosで、
報告業務が半減！

NKコンサルティング株式会社
賃貸管理部　山﨑様

千葉県市川市

NKコンサルティングについて

オフィスがある千葉・市川駅を中心に不動産売買および賃貸管理業務を行っています。

建売の仕入れから販売までを担う担う前者で売上の7割ほどを支えていますが、チーム編成としては売買4名、賃貸管理4名で動いています。賃貸物件の管理戸数は500戸ほどです。

既存運用の限界を迎え、効率化が急務に

売買にしても賃貸管理にしても、外部の業者任せにならないような「エビデンスを残す」ことに課題がありました。建売であれば建設過程の履歴であったり、賃貸管理でいうと原状回復の「作業前/中/後」の様子や定期巡回の結果であったり…。

もともとオーナー様にレポートする習慣自体は会社に根付いていましたが、一方で

・その履歴をデジタルで体系的に蓄積／管理する仕組みがない

・写真での説明において、メール送信だと容量制限があって不便

といった課題も散見されていました。また、協力会社を含めた現場とのコミュニケーションを主にメッセージアプリで行っていましたが、関係者が増えていくと運用面での負担が大きく、属人的かつ非効率になっていきました。こうした背景から、多少コストがかかっても効率化を実現できるサービスを検討しはじめました。

決め手は「リアルタイム性」「カスタマイズ性」

Qosmosの事は以前から知っていましたが、当時は課題感が顕在化しておらず「こういうサービスもあるのか」程度の認識でした。「工事会社として立ち上がった会社が自社開発したシステム」という珍しさから、すごく印象には残っていました。

ただ、いざシステム導入をしようというタイミングでQosmosを操作体験してみると、いま当社が求めていることを実現できそうだと感じ、結果的に特段比較検討することなく導入を決めました。

具体的にはタイムリーに作業管理ができるところと、報告された写真を（容量など気にせずに）そのまま帳票として編集、出力できるところが特に良いと感じたポイントです。あとは報告フォーマットが自社の業務に合わせてカスタマイズできるという柔軟性も決め手になりました。「システム側が定めた仕様、ルールに合わせる」というストレスが少ない点は非常に助かります。

導入1か月で報告業務の負担が半減

導入後は修繕や原状回復工事等のレポートに加え、清掃・巡回スタッフが決められた業務を行っているかのエビデンス作りとしても活用しています。

社内メンバーや協力業者への普及も、「少し入力項目が多い」などのフィードバックをもらいながら進めました。「管理側にとって報告してほしい内容」と「現場側にとってなるべくストレスがない報告形式」のバランスが取れるように、自分達でカスタマイズして日々改善しています。

リアルタイムで報告があがってくることもメリットとして感じていて、電話確認の頻度が減って必要最低限の状態に近づいています。タスクの抜け漏れも減っていると感じています。所感ベースですが、報告書作成に関連する一連の業務が以前と比べて5割ほど削減されています。

活用シーンの拡大を模索し続ける

既にQosmosをフル活用していますが、応用的な使い方を研究して社内での用途をどんどん広げていきたいと考えています。例えば退去立会業務での活用は、今まさにフォーマットを新たに準備しています。機能面での細かい要望は都度お伝えさせていただきます（笑）。