「ちんたいグランプリ2023」満場一致でグランプリ受賞に輝いた裏にQosmosあり

株式会社ジェイエーアメニティーハウス
賃貸工務部　建物管理課　須藤基宏様

神奈川県平塚市

ジェイエーアメニティーハウスについて

神奈川県を中心に約22,000戸の賃貸アパート・マンションの管理・JA パーキングネットの運営を手がけ、入居率は98.7％（※2023年9 月末現在）を維持しております。

私は賃貸工務部 建物管理課において、管理物件の日常／法定点検（消防、水道など）、定期巡回、清掃業務など、きれいな住環境を維持するミッションのもと、業務にあたっています。

オーナー様、入居者様、パートナーである職人さん…多くのステークホルダーと密に意思疎通を図りながら、各棟で進むメンテナンス業務の管理を行っています。

異動と同時に着手した「共用部管理の業務改善」

今回の「ちんたいグランプリ2023」でのプレゼン（見事グランプリを獲得！）は、私が5年ほど前に今の部署に異動してから取り組んできた改善のあゆみを、上長と相談してテーマとして選定しました。

立ちはだかっていた課題の中で取り上げたのは2つで、「共用部で水道が使えない環境だと高圧洗浄ができず、廊下や階段に苔が生えてしまう」「除草」です。

ここではその過程を割愛しますが、試行錯誤を繰り返しながら少しずつ着実に効果が出始めました。

工程管理、作業報告の改善を…渡りに船だったQosmos

取組そのものは効果が見え始めていましたが、その一方で課題として残っていたのが「作業報告」と「全体の工程管理」です。

特に作業報告は職人の業務リソースを圧迫していました。現場から事務所へ戻り、デジカメで撮った写真データをUSBでつないでPCへ移し、Excelへコピペ、備考を打ち込み…1棟ずつこんな手順で作成していたので、報告タイミングが固まった時にはこの作業だけで半日以上がつぶれることが頻繁に起こっていました。そんな感じでてんやわんやしていましたので、そもそも報告書を作成させていない業務もありました。

せっかく現場業務がうまく回り始めても、事務作業がネックでこなせる件数が増えず、管理戸数を増やせないなんてことになりかねない…。それに、改善が評価されている様子をしっかり報告書として残し、広く知ってもらう仕組みをつくる必要がある。そんな時、上長のつながりを介して出会ったのがQosmosでした。

「QR報告」によって作業工数が87%減！ ”報告書作成地獄”が大きく変わった

Qosmosに感じた一番の良い点は「現地でQRコードをかざすだけで、スマホから作業報告ができること」です。スマホ上に報告項目をあらかじめ設定できますし、写真も容量を気にせずアップロードできる。報告フォームもカスタマイズ性が高いので、弊社ではどの職人も活用できるように複雑すぎないシンプルな作りにしました。

管理職の視点としては、報告書が1クリックで作成できる点と、データ保存に期限がない点が大きいです。撮影した写真と入力したテキストが自動的にフォーマットへ区民こまれるので時間をかけずに済みますし、法律で定められた保存期間を気にすることなく運用できます。

こうした点が弊社の業務にマッチしたので、今ではQosmosを使い倒しています。報告件数でいうと月間1,000件以上ですね。職人を悩ませていた報告書作成は、1件当たり15分から2分（約87%減！）に改善しましたし、4,000棟の工程管理は私一人で問題なく回っています。

実はQosmosだけじゃない！BPMとの取り組み

実は、BPMとの取り組みはQosmosの活用だけではないんです。

システム会社でありながら内装業者としても賃貸管理業務に精通しているその強みに頼り、ある時は「除草のスペシャリスト」と呼ばれる方を紹介してもらったり、またある時はコンサルとして、物価高騰した現状に則した施工単価の見直しで助言をもらい、スムーズな改定に成功するなど多岐にわたる関係性を築いています。

今後の展望など

Qosmosの活用は、まだまだ自部署の中でも拡大の余地があると思っています。消防や、受水槽、給水ポンプの水道関係の法定点検、定期点検にも採用していきたいです。

「ちんたいグランプリ」ではQosmosの名前を出すことなく（外部システムとして）紹介していましたが、終了後に名刺交換した会場内の業界関係者何人かから「あのシステムって…」と質問を受け、ニーズの高さを感じましたね。

細かい機能の要望は伝えつつ(笑)、今後もQosmosを活用していきます。システム以外の面でもまた相談させてもらうかもしれません。